CORREO Y MENSAJERIA, EMBALAJE

EMPRESAS DE CORREO Y MENSAJERIA

Las empresas de correo y mensajería son las que están encargadas de recorrer, llevar y entregar correspondencia.


NORMAS PARA CORREO Y MENSAJERIA

· DECRETO 229 DE 1995. “Por el cual se reglamenta el servicio postal”

Artículo 1° Servicios Postales. Se entiende por servicios postales, el servicio público de recepción, clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros objetos postales. Los servicios postales comprenden la prestación del servicio de correos nacionales e internacionales y del servicio de mensajería especializada.
Artículo 2° Envíos de correspondencia y otros objetos postales. Se entiende por envíos de correspondencia y otros objetos postales, las cartas, las tarjetas postales, los aerogramas, las facturas, los extractos de cuentas, los recibos de toda clase, los impresos, los periódicos, los envíos publicitarios, cecogramas, las muestras de mercaderías, los pequeños paquetes, y los demás objetos que cursen por las redes postales del servicio de correos y del servicio de mensajería especializada, hasta dos (2) kilogramos de peso. Artículo.
Artículo 4° Servicios de correo. Se entiende por servicios de correo la prestación de los servicios de giros postales y telegráficos, así como el recibo, clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros objetos postales, transportados por las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, debidamente autorizadas por concesión otorgada mediante contrato, por el Ministerio de Comunicaciones vía superficie y/o aérea a través de la red oficial de correos, dentro del territorio nacional e internacional.
Parágrafo 1. En la prestación del servicio de correo nacional, se incluye el servicio de correos urbanos, entendido como aquel que es prestado en el mismo municipio, área metropolitana o distrito de admisión de los envíos.
Parágrafo 2. El servicio de correo internacional, se prestará en concordancia con los convenios y acuerdos suscritos por la Nación con la Unión Postal Universal y con los países miembros.
Parágrafo 3. El Ministerio de Comunicaciones determinará las zonas y rutas de correo social, rural y urbano, donde no resulte económicamente posible la prestación del servicio. En estos casos el Ministerio contratará, con cargo al Fondo de Comunicaciones, la prestación de este servicio con el concesionario de correo que ofrezca mejores condiciones económicas y de calidad, dadas las tarifas fijadas por el Ministerio.
Artículo 5°. Servicios especiales y financieros de correos. Los servicios especiales de correos estarán a cargo de los concesionarios de los servicios de correos y comprenden los servicios tradicionales de correo recomendado o certificado, asegurado, de entrega inmediata, de correo expreso, apartados postales, lista de correos, respuesta comercial, acuse de recibo, cupón de respuesta internacional, solicitud de devolución o modificación de dirección, almacenaje, así como los nuevos servicios que implementen los concesionarios en orden a ofrecer un servicio de alta calidad que satisfaga los requerimientos de los usuarios.
De igual manera, los servicios financieros de correos que comprenden el servicio de cartas, impresos, paquetes y encomiendas con valor declarado y la prestación del servicio de giros postales y telegráficos, serán prestados por los concesionarios de los servicios de correos.
Artículo 6°. Servicios de mensajería especializada. Se entiende por servicio de mensajería especializada, la clase de servicio postal prestado con independencia de las redes postales oficiales del correo nacional e internacional, que exige la aplicación y adopción de características especiales, para la recepción, recolección y entrega personalizada de envíos de correspondencia y demás objetos postales, transportados vía superficie y/o aérea, en el ámbito nacional y en conexión con el exterior.
Parágrafo. Las características especiales que deben cumplir los servicios de mensajería especializada son:
a. Registro individual de cada envío. Todo envío de mensajería especializada debe tener un número de identificación individual.
b. Recolección a domicilio. Si el cliente lo solicita, el servicio de mensajería debe efectuar la recolección en el domicilio del usuario o cliente solicitante.
c. Admisión. El servicio de mensajería debe expedir un recibo de admisión o guía, por cada envío, en el cual debe constar:
- Número de identificación del envío.
Fecha y hora de admisión.
Peso del envío en gramos.
Valor del servicio.
Nombre y dirección completa del remitente y destinatario.
Fecha y hora de entrega.
d. Curso del envío. Todo envío de mensajería debe cursar, con una copia del recibo de admisión o guía, adherido al envío.
e. Tiempo de entrega. Los envíos de mensajería especializada se caracterizan por la rapidez en la entrega. El servicio de mensajería debe prestarse en condiciones normales con unos tiempos de entrega no superiores a:
Veinticuatro (24) horas en servicio urbano.
Cuarenta y ocho (48) horas en servicio nacional a cualquier lugar del país.
Noventa y seis (96) horas en servicio internacional.
f. Prueba de entrega. El cliente usuario del servicio de mensajería especializada, puede exigir la prueba de entrega del envío, donde consta fecha y hora de entrega y firma e identificación de quien recibe.

· DECRETO 2622 DE 1994. “Por el cual se modifica el Decreto 1697 de agosto 3 de 1994 que reglamenta el servicio postal”.
Artículo 1º.- Modificase los literales c), d) y e) del parágrafo del artículo 6 del Decreto 1697 de 1994, los cuales quedarán así:
"c) Admisión. El servicio de mensajería debe expedir un recibo de admisión o guía, por cada envío, en el cual deben constar:
Número de identificación del envío.
Fecha y hora de admisión.
Peso del envío en gramos.
Valor del servicio.
Nombre y dirección completa del remitente y destinatario.
Fecha y hora de entrega.
d) Curso del envío. Todo envío de mensajería debe cursar, con una copia del recibo de admisión o guía, adherido al envío.
e) Tiempo de entrega. Los envíos de mensajería especializada se caracterizan por la rapidez en la entrega. El servicio de mensajería debe prestarse en condiciones normales con unos tiempos de entrega no superiores a:
Veinticuatro (24) horas en servicio urbano.
Cuarenta y ocho (48) horas en servicio nacional a cualquier lugar del país.
Noventa y seis (96) horas en servicio internacional".
Artículo 20º.- Contratación con terceros. Los concesionarios o licenciatarios de los servicios postales podrán contratar con terceros y bajo su responsabilidad e identificación, algunas de las actividades operativas necesarias para la prestación del servicio, de lo cual deberán informar al Ministerio de Comunicaciones.
Artículo 25º.- Tarifas de los servicios postales. Las tarifas de los servicios postales gozarán de un régimen de libertad vigilada por el Ministerio de Comunicaciones, el Gobierno Nacional podrá intervenir cuando así lo considere necesario y fijar parámetros tarifarios mínimos o máximos, a fin de regular la forma de prestación de algunos de los servicios postales, sin perjuicio de lo dispuesto en el literal d), numeral 1 del artículo 17 del presente Decreto para el servicio de Mensajería Especializada y de los que en materia tarifaría dispongan las normas internacionales.
Artículo 29º.- Manuales operativos. Le corresponde a cada concesionario o licenciatario de los servicios postales, elaborar manuales o reglamentos operativos del servicio conferido, a fin de garantizar procedimientos eficientes en la prestación del servicio, de conformidad con las normas establecidas por la Unión Postal Universal, UPU.
En ejercicio de las funciones de vigilancia y control, el Ministerio de Comunicaciones podrá exigir su presentación cuando lo considere procedente.
· MEDELLÍN 17 DE ABRIL DE 2006

VICERRECTORES, DIRECTORES, DECANOS, JEFES DEPENDENCIAS ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS, PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTE DE TODOS LOS NIVELES.
Asunto: Procedimiento y normatividad interna a tener en cuenta con respecto al servicio de correos y mensajería.

ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA

El personal de mensajería debe cumplir con el procedimiento establecido para la recepción y trámite de la correspondencia, verificar y asegurarse que las planillas de control de correspondencia sean diligenciadas debidamente.
Recuerde que los mensajeros deben cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y no les está permitido tramitar asuntos de carácter personal propios o ajenos, lo cual puede ocasionar implicaciones disciplinarias para las partes involucradas.
Los funcionarios autorizados en cada dependencia, deben observar el procedimiento y el control establecido para la legalización del reconocimiento de pasajes a los mensajeros que en cumplimiento de sus funciones realicen trámites externos.
Las dependencias académicas que tienen publicación de Revistas, tener en cuenta los gastos de envío por correo, con el fin de que el valor de venta corresponda a su valor real.
Cuando un mensajero solicite un permiso debe ser previamente autorizado por las dependencias donde está adscrito, en caso de incapacidad médica comunicar oportunamente. El Coordinador de la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería informará sobre las novedades de personal a las áreas respectivas y programará su reemplazo, dependiendo de la disponibilidad de personal.

ACERCA DEL TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA

Las dependencias deben enviar a la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería la correspondencia separada por destino, en el ámbito urbano, nacional (incluye municipios de Antioquia fuera del Área Metropolitana) e internacional, registrando la cantidad por cada grupo clasificado. De igual manera los datos completos del destino: dirección, ciudad, departamento y país, datos que son requeridos para una entrega oportuna y segura.

Las dependencias deben dar a conocer a la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería cuando se requiera el servicio de correo especializado nacional (Postexpress) e internacional (EMS), teniendo en cuenta las normas establecidas para su trámite. Se efectúan dos despachos diarios, la primera a las 8:00 horas y la segunda a las 14:00 horas.
Para utilizar el servicio especializado HOY MISMO, modalidad de entrega el mismo día que es válido solamente para la ciudad de Bogotá, el envío debe estar antes de las 9:00 horas en la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería.

ACERCA DE LOS RECORRIDOS DE MENSAJERÍA

Los mensajeros adscritos a cada dependencia universitaria deben permanecer en cada una de éstas realizando los recorridos internos que sean necesarios y efectuar oportunamente el intercambio de correspondencia con la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería.
En los recorridos respectivos a la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería, cada uno de los mensajeros recogerá, clasificará y planillará la correspondencia en los casilleros correspondientes a cada área, e igualmente la entregará a su destinatario debidamente registrada.
El funcionario encargado de la mensajería, planifica y organiza los intercambios con la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería de acuerdo con las necesidades del servicio interno y externo, debe además verificar que la correspondencia externa, cumpla con las normas para la elaboración y trámite por correo aéreo y nacional, por cualquiera de las dos modalidades: tradicional y especializado.

INICIACIÓN Y FINALIZACIÓN DE ACTIVIDADES DEL MENSAJERO

Los mensajeros asignados a las dependencias administrativas al interior de la Ciudad Universitaria y las administrativas y académicas del área de la Salud, iniciarán su recorrido en cada una de éstas.

Los mensajeros asignados a las dependencias académicas al interior de la Ciudad Universitaria, las dependencias que funcionan en el Edificio de San Ignacio, el Centro Internacional de Idiomas y la Ciudadela Robledo, iniciarán su recorrido en la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería.

ITINERARIO A CUMPLIR

El funcionario revisa la correspondencia que recoge de los casilleros del área asignada y registra los datos que se le solicitan en la planilla 1011-18. Esta planilla será conservada en la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería por el término de seis meses, transcurrido este tiempo se trasladará al Archivo General y allí se conservarán por el término de tres años, atendiendo recomendación de la Oficina de Control Interno de la Institución.
El funcionario se traslada a su respectiva área, con la correspondencia relacionada en la planilla 1011-18 y la hará firmar en la dependencia de destino como constancia de entrega. Esta planilla deberá ser conservada por cada uno de los mensajeros para posible verificación, por el término de un año.
Recuerde que el mensajero deberá permanecer en las dependencias asignadas, con el fin de permitir un flujo continuo del trámite y distribución de correspondencia interna, al mismo tiempo recogerá y firmará la planilla control de correspondencia 1011-11 diligenciada por cada dependencia, y relacionará la correspondencia con destino a otras áreas. Estas planillas serán conservadas como archivo de gestión por cada una de las dependencias por el término de un año, al cabo del cual serán descartadas.
Los trámites urgentes como avance de viáticos o los relacionados con fotocopias, reporte de labores, trabajos de imprenta, vales de almacén y compras, entre otros, serán diligenciados directamente por el mensajero a la dependencia de destino.
La correspondencia interna de la misma área, se tramitará directamente por el funcionario encargado de la mensajería, luego de ser relacionada en la planilla de control de correspondencia.
NORMAS DE EMPRESAS PARA EL ENVIO DE CORREO ELECTRONICO Y FAX

· ACTIVEFAX. Ha sido diseñado para el envío y recepción de fax a través de la red local, además de enviar y recibir fax por correo electrónico. El software funciona en cualquier versión igual o superior a Windows 95 y soporta Terminal Server. Debido a la arquitectura cliente/servidor de ActiveFax, todos datos son almacenados en el servidor de fax. Con el cliente de fax integrado y el controlador de impresión de ActiveFax, enviar un fax desde cualquier aplicación es tan fácil como imprimir. Para la integración del servicio de fax en aplicaciones propias, ActiveFax ofrece varias interfaces normalizadas.

Enviar los mensajes de fax con ActiveFax es tan sencillo y rápido como imprimir un documento en papel. Para enviar por fax o por correo electrónico un documento con ActiveFax, elija la función de impresión en su aplicación y escoja la impresora ActiveFax como impresora de destino. ActiveFax mostrará una ventana de diálogo preguntando por el receptor (o una lista de receptores) del mensaje. El usuario puede utilizar guías de teléfono generales o personales en esta ventana. ActiveFax envía el documento al servidor de fax que almacena el fax automáticamente y lo envía lo antes posible, dependiendo de la prioridad y las líneas de fax disponibles. Para las transmisiones fallidas, la llamada se repite automáticamente. El propietario del documento puede ser informado del resultado de una transmisión con informes de transmisión impresos automáticamente, notificaciones de correo electrónico o a través de una ventana de menú emergente en el cliente de fax.

ARQUITECTURA SERVIDOR/CLIENTE. Permite una integración rápida y sencilla con Windows y otros sistemas operativos (Unix, Linux, DOS o mainframes). ActiveFax también ofrece soporte para entornos Terminal Server.
Alta escalabilidad para instalaciones pequeñas, medianas y grandes
¡Un modem y un usuario o docenas de modems con cientos de usuarios utilizando el fax simultáneamente – ActiveFax es siempre la elección correcta!
ActiveFax también se puede integrar fácilmente con sus propias aplicaciones, por ejemplo para crear automáticamente un fax con albaranes, pedidos, etc. o enviar faxes desde aplicaciones Windows.

· Funciona en Windows 95 / 98 / ME / NT / 2000 / XP / 2003 / Vista.
· Terminal Server y soporte para Citrix.
· Arquitectura cliente/servidor.
· Almacenamiento de datos centralizado en el servidor de fax.
· Acceso a los datos desde cada puesto de trabajo en la red.
· Soporte para usuarios avanzados, grupos y seguridad.
· Soporte para los modem-fax más habituales (fax clase 1, 2 y 2.0), adaptadores RDSI y tarjetas de fax Brooktrout e Intel/Dialogic (ver lista de módems recomendados) Soporte de VoIP/FoIP (Voz sobre IP / Fax sobre IP) con el software Eicon "Diva Server SoftIP".
· Ilimitadas líneas de fax (módems).
· Soporte técnico gratuito (por correo electrónico).
· Actualizaciones de software disponibles gratis.
· Envió por fax y correo electrónico desde cualquier aplicación Windows a través del controlador de impresión nativo.
· Enviar por fax y correo electrónico desde UNIX y Linux a través de conexiones LPD/LPR, FTP, TFTP y RAW-TCP-Port.
· Redireccionamiento automático de fax recibidos dependiendo de números de extensión (DDI, MSN, DID), identificación de remitente (CSID) o número de línea.
· Impresión automática y envío de informes de fax recibidos a impresoras distintas según cada usuario.
· Envío automático de fax por el correo electrónico, también para múltiples direcciones de correo electrónico.
· Exportación automática de mensajes fax a PDF, TIFF, GIF y BMP y envío como documentos adjuntos de correo electrónico.
· Definición automática de parámetros de fax (número de fax, asunto, prioridad, etc.) para faxes automatizados desde aplicaciones propias utilizando campos de datos.


EMBALAJE INTERNO

MATERIALES DE RELLENO

AISLAMIENTO

El embalaje interno proporciona el envío protección durante el proceso de distribución. Un buen embalaje interno debería tener la capacidad de proteger el producto ante golpes y vibraciones y después volver a su forma original para proporcionar más protección. Hay una serie de métodos y materiales de embalaje internos se debe tener en cuenta antes de enviar un paquete.

MATERIALES DE RELLENO

Bolas de espuma

Utilizadas principalmente para rellenar espacios en envíos de artículos ligeros. No es recomendable utilizarlas con productos planos, estrechos o densos que puedan moverse dentro del paquete porque se desplazan y se asientan durante el ciclo de distribución. Este desplazamiento y asentamiento permite al producto moverse dentro del paquete, exponiéndolo así a una mayor probabilidad de recibir daños. La directriz básica para las bolas de espuma es utilizar como mínimo tres pulgadas (7,62 cm) de ellas alrededor de todos los lados del contenedor. Además, el paquete necesitará estar saturado como mínimo con entre una y dos pulgadas (2,54 - 5,08 cm) para permitir su desplazamiento y asentamiento.

Papel de burbujas

Material de embalaje formado por burbujas de aire incrustadas entre dos poli-láminas selladas entre sí. Este proceso permite al aire encapsulado proporcionar un cojín para proteger de golpes a los artículos. El aire encapsulado proporciona una buena protección para los artículos ligeros, es flexible y se puede cortar para envolver completamente a productos de cualquier forma o tamaño. No debe utilizarse para envolver productos pesados.
Si utiliza laminado de plástico con aire encapsulado, utilice varias capas para asegurarse de proteger todo el producto, incluidas las esquinas y bordes.

Laminado de espuma de polietileno

Material laminado de espuma elástica suave y ligera que ofrece excelentes propiedades de protección superficial y amortiguación. Ideal para proteger artículos ligeros.

Embalaje inflable

El embalaje inflable utiliza la presión del aire para proteger y mantener los productos en su lugar dentro del contenedor de envío y proporciona una barrera de aire para su amortiguación. Las condiciones climáticas extremas afectarán a la cantidad de presión de aire en las bolsas. En condiciones extremadamente frías, el volumen de aire se reducirá, lo cual provocará que haya espacio adicional dentro del paquete y aumentará el riesgo de que el producto sufra daños.
En condiciones de calor extremo las bolsas de aire se expandirán, lo cual puede crear un exceso de presión en las juntas del contenedor del envío.
Las variaciones de altitud también afectan al volumen de aire dentro de las bolsas de aire.
Viajar de lugares altos a lugares más bajos (por ejemplo, embalar un envío en Denver, Colorado y enviarlo a Nueva Orleans, Louisiana) provocará que se reduzca el tamaño de las bolsas de aire y si se va de lugares bajos a lugares altos, el volumen de las bolsas de aire aumentará.

Espuma de embalaje en spray

La espuma de embalaje en spray está formada por una combinación química que se amplía y forma un molde protector alrededor del contenido. La espuma de embalaje en spray forma un molde alrededor de cualquier producto, aguanta las esquinas, protege los bordes y es útil cuando se necesita acolchado. Para obtener una máxima eficacia, la espuma de embalaje en spray debe distribuirse de forma uniforme alrededor de los artículos. De lo contrario, la espuma no protegerá el producto. Seleccione la densidad de la espuma adecuada.

Papel de envolver

El papel de envolver se dobla y se arruga para rellenar el espacio vacío dentro de un paquete con artículos que no sean frágiles con un peso entre ligero y medio.
Cuando utilice papel de envolver, enrolle fuertemente el papel y utilice como mínimo cuatro pulgadas (10,16 cm.) alrededor del contenido y entre los distintos artículos. Asegúrese de que haya como mínimo cuatro pulgadas (10,16 cm.) de papel de envolver en los seis lados de la caja.

Protección de papel

Relleno de múltiples capas de papel (ni periódico ni papel impreso) ideal para envolver artículos no frágiles de tamaño entre medio y grande y aquellos que pueden necesitar absorción de humedad. La protección de papel es excelente para llenar espacios vacíos.

Espuma de poli estireno expandido (EPS)

EPS es una espuma ligera y moldeable de bajo coste con capacidad de amortiguación de impacto mínimo. EPS a menudo se diseña con varillas que se comprimen al recibir un impacto y que vuelven a su forma original. No es tan elástico como otras poli-espumas, tales como el polietileno y el poliuretano. EPS es muy adecuado para los envíos menos frágiles.

Espuma de polietileno (PE)

PE es una espuma de celda de baja densidad. La PE moldeada o fabricada ofrece capacidades de reducción superior de golpes y vibraciones, lo cual la hace adecuada para proteger artículos frágiles o valiosos.

Espuma de poliuretano (PU)

La espuma de poliuretano es una espuma flexible de baja densidad que ofrece una buena absorción de golpes y elasticidad. Al ser una espuma flexible y ligera, es más adecuada para las cargas ligeras.

Cartón ondulado

Pueden laminarse dos o más capas de cartón ondulado para formar bloques o placas de relleno. Estas placas se pueden utilizar para formar una capa protectora entre el producto y el contenedor. Las placas de cartón ondulado son especialmente adecuadas para productos pesados semifrágiles o no frágiles. Al cartón ondulado se le puede dar forma para formar bandejas, revestimientos, particiones y otros accesorios de embalaje para proteger productos semifrágiles o no frágiles y aumentar la solidez del contenedor de envío.

METODOS DE PROTECCIÓN

Bloqueo y refuerzo

Utilizando un material elástico, puede bloquear y reforzar los envíos absorbiendo la energía de choque y dirigiéndola al punto más fuerte del producto. El método de bloqueo y refuerzo es el método de protección más adecuado para los paquetes pesados.
Flotación/rellenoLa flotación es un método que consiste en rodear a un objeto con pequeñas piezas de material de relleno que se desplazan o fluyen para rellenar el espacio vacío del paquete y distribuyen el impacto sobre toda la superficie del producto. Este método funciona mejor cuando se combina con otros métodos de embalaje.
EnvolturaUtilizando papel de distintos tipos, se envuelven piezas individuales para proteger artículos pequeños. Este método no es adecuado para la protección de productos pesados.
SuspensiónLa suspensión es un método que consiste en mantener el producto embalado apartado de los lados del contenedor para protegerlo. En la suspensión se utilizan materiales tales como correas, cinta, eslingas, poli-película u otros soportes que puedan actuar como frenos flexibles.

Piezas amoldadas

Las piezas amoldadas toman la forma del producto y distribuyen la fuerza de un impacto en todo el producto.