El despacho de documentos es el trámite que se da a todas aquellas comunicaciones escritas originadas en una entidad, dirigidas a instituciones, entidades, clientes, o a funcionarios dentro de la misma entidad; para el despacho de la documentación se debe llevar una numeración consecutiva de todo lo que se envía y registrar la información en la planilla: Registro Salida de Documentos para la entrega al responsable de la Oficina de archivo o al mensajero según el tipo de documento.
Este procedimiento se debe realizar de forma transparente, por lo que no se pueden reservar números de radicación de salida de documentos, ni se deben tener números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración se asigna en estricto orden de salida de los documentos. Al iniciar cada año se inicia la radicación consecutiva a partir de uno.
Para lograr manejar correctamente el proceso de despacho es necesario conocer que documentos puede generar una entidad; a continuación hablaremos de dichos documentos:
Carta Comercial
Es la comunicación escrita que utilizan las entidades, en las relaciones comerciales con empresas y personas naturales; igualmente, para tratar asuntos entre las dependencias y en las relaciones con sus empleados. La firma del remitente debe ser en original y se numera y fecha en el momento mismo de su remisión.
1) Partes de la Carta (cartas en Word)
a) Número (referencia): La numeración es consecutiva. Le antecede el código de dependencia determinado por la entidad. Se inicia la numeración con el año, previendo el número de dígitos de acuerdo a la posible producción Ej: 01, 001, 0001 para guardar armonía en el esquema.
b) Ciudad y Fecha: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escriben de dos a tres renglones del consecutivo y en forma completa. La fecha debe escribirse completa, ordenando día, mes (en minúscula) y año, si la escritura es abreviada se representa en forma año (cuatro o dos dígitos), mes y día. La forma correcta de escribir la fecha es 4 de marzo de 2006, no se debe escribir del 2006 ya que se incurriría en un error gramatical.
c) Datos del Destinatario: Los datos del destinatario deben escribirse a dos espacios de la fecha. Toda comunicación debe dirigirse en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable. Los datos del destinatario no deben sobrepasar 8 líneas. Se debe anotar el nombre, cargo, empresa, dirección, ciudad y país (en caso que sea una carta dirigida al exterior), teniendo en cuenta lo siguiente:
Nombre: Se escribe en mayúscula sostenida, preferiblemente con los dos apellidos. Al responder una comunicación, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el documento recibido. No se utiliza negrilla.
Cargo: Se escribe con mayúscula inicial. Los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes.
Empresa: En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social. En caso de utilizar siglas, éstas se deben escribir en mayúscula.
Dirección: No se deben abreviar las palabras calle, carrera y demás. Se debe utilizar la abreviatura de número (No.). Si se anota apartado aéreo no se escribe la dirección y viceversa.
Ciudad: Se debe identificar la ciudad por su nombre, aún tratándose de correspondencia local. Para el caso de Bogotá si se debe anotar la abreviatura D.C. Si la correspondencia es de otra ciudad, se debe escribir separado con "coma" el departamento respectivo. Si la carta va dirigida al exterior, se debe anotar en mayúscula el país destino. Al utilizar sobres con ventanilla, la carta debe tener únicamente 2 dobleces, el primero debe hacerse antes del Asunto, con el fin de los datos del destinatario queden completos, mientras que el segundo debe ir a la mitad restante de la hoja.
d) Asunto: Este renglón constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en forma clara, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se anota contra el margen izquierdo y tres renglones después de los datos del destinatario.
e) Saludo: Se escribe a dos renglones del asunto, acostumbrándose para las mujeres el nombre y para los hombres el apellido (Ejemplo: Apreciado señor Botero, Apreciada ingeniera Amanda), ó como parte inicial del texto, se escribe a tres renglones del asunto (Con agrado lo saludamos, señor Suárez, y le comunicamos...).
f) Texto: El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; de preferencia, se expresa en plural (nosotros) porque representa a la entidad, así trate de un único firmante. En lo posible se debe tratar un solo tema por carta y en las comunicaciones omitir los temas personales, además se debe utilizar el tratamiento de "usted". Los párrafos se diferencian entre sí con dos renglones. Se escribe a tres interlíneas del saludo.
g) Hojas subsiguientes: Para las páginas subsiguientes, se deben utilizar hojas en blanco, siempre y cuando su calidad, color y tamaño sea el mismo en todas las hojas. Las hojas subsiguientes deben ser enumeradas en la parte derecha de la hoja y a la izquierda deben llevar el consecutivo con tamaño de letra 8, con un margen de 3,5 cm. El consecutivo y número de página debe ir en lo posible alineado con el texto preimpreso de la página membreteada (nombre del presidente o vicepresidentes, en caso de la papelería especial manejada por estas áreas, ó nombre del área que emite la correspondencia). El texto debe comenzar a un espacio de la indicación anterior. El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de tres renglones del encabezado y la última página debe contener, como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.
h) Despedida: Se escribe a dos renglones del final del texto, desde el margen izquierdo y puede ser breve seguido de "coma" (Atentamente, Cordialmente, Sinceramente) o incluir una frase de cortesía que debe finalizar en "punto (“Agradecemos su gentil colaboración”. ó, “Para nosotros es un gusto servirle”.) Sólo se debe utilizar una de las anteriores alternativas por carta.
i) Remitente: El nombre del remitente se sitúa de cuatro a seis renglones de la despedida y en mayúscula sostenida. El cargo se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar. El funcionario responsable firma encima del nombre. En caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja, si son más de dos firmantes y si el número es impar el último se centra.
j) Anexos: Los anexos se deben detallar al final de la carta, a dos renglones del firmante, anotando la palabra Anexo (o Anexos) seguida de dos puntos, luego de lo cual se enuncia la cantidad de éstos a dos espacios y se clarifica el número de hojas o el tipo de anexo. Esta línea debe ser impresa en tamaño de letra No.9.
k) Copia: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos si la hay, contra el margen izquierdo se escribe la palabra Copia, sin abreviar y seguida de dos puntos. A dos espacios, se relacionan los destinatarios, así: nombre, cargo, y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la entidad se omite la empresa. Esta línea debe ser impresa en tamaño de letra No.9.
I) transcriptor: A dos renglones del último renglón escrito, se debe anotar el nombre con
mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona que transcribió el documento. Se debe utilizar tamaño de letra 8. Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del transcriptor.
Nota. Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del transcriptor. Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma, sitúa su rúbrica contra el margen inferior izquierdo, en la copia para el consecutivo de correspondencia.
VER ANEXO 1 CARTA
Sobre Comercial
Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.
1) El sobre se divide en tres tercios:
a) El tercio izquierdo se emplea para anotaciones tales como: CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, CONTIENE CINTA MAGNÉTICA, CONTIENE MUESTRAS, entre otras, las cuales se ubica centradas en la parte inferior del tercio.
b) El tercio derecho, es para uso exclusivo de la oficina de correo.
c) El tercio central se utiliza para ubicar los datos del destinatario.
2) Clasificación
a) De acuerdo con su aplicación comercial, se clasifican en:
· Sobre oficio (con ventanilla o sin ventanilla)
· Sobre para tarjeta
· Sobre de manila
b) De acuerdo con su destino los sobres se clasifican en:
· Local: Cuando el destino es en la misma ciudad de origen, se escribe el nombre de la ciudad, de preferencia en mayúscula sostenida. Nota: La capital de Colombia siempre se identifica como BOGOTÁ D.C.
· Nacional: Cuando el destino es una ciudad diferente, pero dentro del mismo país, los nombres de la ciudad y del departamento se escriben separados por coma (,) y de preferencia, en mayúscula sostenida. CALI, VALLE
· Internacional: Se tiene en cuenta: La escritura de los datos, en el idioma oficial del país de destino o en ingles, a interlineación sencilla. El nombre del destinatario, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. En la dirección se respetan nomenclatura y los términos del país de destino tales como casilla, cajón, P.O Box, Postfach, entre otros. El país destino, se anota en el mismo renglón de la ciudad o en el siguiente, dependiendo de la extensión de los datos, de preferencia, en mayúscula sostenida y en español para asegurar el despacho. Nota: Para los sobres con ventanilla se debe aplicar bien el plegado de acuerdo a la ubicación del destinatario en la carta.
3) Partes del sobre
a) Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo seleccionado y consta de: razón social, sigla, o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo, dirección, apartado, fax, teléfono, teles, NIT (opcional) y otras menciones obligatorias e virtud de disposiciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad, país y dirección electrónica (e-mail).
b) Datos del destinatario: Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el tamaño del sobre, su distribución debe ser armónica. Se dirige en forma personalizada; si no es posible obtener el nombre, se envía al cargo directivo responsable. Se debe aplicar todo lo referente a los datos del destinatario de la carta. En la línea de dirección, cuando sea necesario, se especifican claramente números o letras de oficina, piso, interior, bloque, local, entre otros.
4) Aspectos Generales
a) Se recomienda que el sobre oficio coincida en color, calidad y diseño con la papelería. Se recomienda que los sobres de manila lleven impreso el membrete.
b) El tamaño del sobre, para envío de anexos, debe permitir guardarlos sin dobleces. Para una mejor distribución en los sobre de manila, a partir del tamaño carta, se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación de uno y medio.
c) La impresión o escritura de los datos tanto del remitente como del destinatario, en sobres de manila, puede hacerse en sentido vertical u horizontal. En este último caso se deja la solapa hacia el lado derecho.
d) Se recomienda escribir en el sobre, el nombre o código de la dependencia remitente.
e) Cuando se utilizan servicios especiales de correo, se escribe el número telefónico del destinatario en el renglón anterior a la ciudad y el del remitente. Al utilizar etiqueta, esta se adhiere centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda que tenga el tamaño apropiado para escribir los datos completos del destinatario. Si la extensión de las líneas sobrepasa el tamaño del rotulo, los datos se pueden agrupar.
f) La solapa del sobre se sella por completo, cuidando que el pegante no se adhiera al documento que contiene. El sobre no debe cerrarse con grapas, ni elemento metálico alguno.
VER ANEXO 2 SOBRES
Circular
Comunicación interna o externa de carácter general informativo o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.
Esquemas de Circular
1) Circular Externa o Carta Circular
Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general. Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios.
2) Circular Interna
Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común. Partes de la Circular:
a) Denominación del documento: A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con neguilla o espaciada.
b) Número (referencia): La numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para circular. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por el SECM.
c) Fecha: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío se escriben de dos a tres interlíneas del número (referencia). En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.
d) Destinatario: A tres interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado; en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular.
PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS
Nota: La preposición PARA no va seguida de dos puntos (:)
e) Asunto (opcional): Constituye la síntesis del tema expresado mínimo en cuatro palabras. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:).
f) Texto: Se inicia de tres a cuatro interlíneas del grupo destinatario o del asunto, cuando lo hay. Se escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.
g) Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen izquierdo tanto en estilo bloque, como en estilo bloque extremo. Se puede presentar con una expresión breve seguida de coma (,) o con frase de cortesía terminada en punto (.).
h) Remitente: El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas después de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo se anota a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial, sin centrar. Para la ubicación de estos datos se tiene en cuenta el estilo elegido. De preferencia se firma a mano, sólo se justifica la firma mecánica (facsímil) o en la matriz, cuando la cantidad sea excesiva.
VER ANEXO 3 CIRCULARES
Memorando
Comunicación de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientación y pautas a las dependencias y no para llamados de atención.
1) Partes del Memorando
a) Denominación del documento: A partir del margen superior, de dos a tres interlíneas se ubica la palabra MEMORANDO, en mayúscula sostenida y centrada.
b) Número (referencia): La numeración es consecutiva. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada entidad en particular. Se escribe de dos a tres interlíneas de la palabra MEMORANDO.
c) Fecha: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío se escriben de dos a tres interlíneas del número (referencia) y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separar con punto.
d) Encabezamiento: A tres interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo, se ubica la preposición PARA en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del destinatario, con mayúscula inicial. A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del remitente, con mayúscula inicial. A dos interlíneas de la palabra DE, se ubica la palabra ASUNTO, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la síntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayúscula inicial.
Nota. Los vocablos PARA, DE y ASUNTO pueden ir impresos o digitados. La información correspondiente se tabula a dos espacios de la palabra ASUNTO.
Diligenciamiento de los datos del destinatario y del remitente: Se pueden presentar así:
· Alternativa 1
Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente: Nombre y cargo, separados por coma.
En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado del remitente y sólo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.
· Alternativa 2
Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente: Cargo y dependencia o cargo.
En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
· Alternativa 3
Destinatario: Cargo y dependencia o cargo.
Remitente: Cargo y dependencia o cargo.
En este caso, la firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
Remitente o destinatario no titular: Si la persona a quien se dirige o quien remite, ocupa el cargo en forma provisional se hace la aclaración correspondiente escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra (E.) seguida de punto.
e) Texto: Se inicia de tres a cuatro interlíneas del ASUNTO, contra el margen izquierdo. Se deja una interlínea entre renglones y dos entre párrafos. Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. Se expresa en primera persona del singular o del plural. En lo posible se trata sólo un tema por memorando. En los memorandos se utiliza tratamiento de usted. Es importante que el memorando no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
f) Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen izquierdo, tanto en estilo bloque extremo como en estilo bloque. Presenta dos alternativas: con una expresión breve seguida de coma (,) o con frase de cortesía terminada en punto (.).
g) Remitente: Cuando se aplican las alternativas 2 y 3 en el encabezamiento, el nombre del remitente se escribe de cuatro a seis interlíneas de la despedida, con mayúscula inicial. El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado, de preferencia con tinta negra.
2) Aspectos Generales:
a) El memorando no se dirige a un grupo; es personalizado.
b) Visto Bueno: Para los memorandos que requieran visto bueno, se coloca VoBo. En la parte inferior del documento.
c) Tamaño opcional: Si se desea, se puede diseñar papelería de memorando en tamaño carta, media carta y medio oficio.
VER ANEXO 4 MEMORANDO
Informe Administrativo
Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio, o proyecto de carácter administrativo.
1) Clasificación:
a) De acuerdo con los requerimientos de la entidad: En periódicos y esporádicos.
b) De acuerdo con el número de hojas: En cortos, hasta la página número 10 y en extensos, a partir de la página número 11.
2) Partes del Informe Extenso
a) Cubierta: Presenta la información básica del documento.
b) Portada: De libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúscula sostenida o no, dibujos y otros. Si reemplaza a la cubierta, es la fuente principal de información y constituye la primera página del informe. Adicional a los elementos de la cubierta, contiene los siguientes datos: Nombre de dependencia o de las personas que elaboran el informe, ciudad de origen del informe, fecha completa (día, mes, año).
c) Tabla de Contenido: Se coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de: capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, material complementario y su respectivo número de página.
d) Tablas, figuras (ilustraciones) y anexos. Cuando el informe los requiera, éstos se pueden enunciar al final de la tabla de contenido o en lista separada.
e) Glosario (último elemento del material preliminar): Si el informe requiere una explicación de términos, abreviaturas o siglas, para facilitar su interpretación, se elaboran un glosario en orden alfabética. El título GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5 cm del borde superior de la hoja.
f) Introducción: El informe extenso lleva una introducción que plantee brevemente el alcance, los objetivos del trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal, no tiene numeración sino título.
g) La palabra INTRODUCCIÓN se escribe en mayúsculas sostenida, centrada y a 5 cm del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título; las subsiguientes, a interlineación de uno, uno y medio o dos.
h) Núcleo del Informe: El núcleo del informe se puede dividir en capítulos y éstos a su vez, en subdivisiones que correspondan a un tema completo. Se redacta en forma impersonal (se proyecta, se estudió...); cada capítulo tiene un título el cual se escribe en mayúscula sostenida y centrado, los títulos de las subdivisiones de segundo nivel se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo; el texto se inicia al doble de la interlineación elegida. Los títulos de las subdivisiones de tercer nivel se escriben contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial; Se utiliza numeración arábiga consecutiva. La página uno corresponde a la portada, cuando el informe se imprime por ambas caras de la hoja, las páginas derechas llevan los números impares, para las páginas subsiguientes se utiliza papel d la misma calidad, color y tamaño de la primera hoja, estas páginas llevan un encabezado constituido por la línea de identificación y el número de página, que se ubican entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja; cuándo se requiera numerar capítulos y subdivisiones se emplean números arábigos, procurando no sobrepasar el cuarto nivel, se pueden utilizar literales, guiones y viñetas con uso moderado.
i) Figuras y tablas. Cuando el informe requiere figuras y tablas, éstas aparecen después de ser mencionadas y, de ser posible, en la misma página.
j) Citas. La cita breve de menos de cinco renglones, se digita entre comillas, en la misma línea del texto, cuando la cita ocupa más de cinco renglones, aparece como una inserción en el texto y se deja una sangría de cuatro espacios a ambos lados, que se conserva hasta el final y se escribe a una interlínea sin comillas. Se separa del texto por las interlíneas, las citas se identifican en el texto con un número (superíndice o número arábigo entre paréntesis). El uso de una de las dos formas de identificación se conserva a través de todo el documento.
k) Notas de pie de página. Se utilizan cuando el autor desea aclarar un dato o ampliar una idea indicándolas en el texto con asterisco (*).
l) Conclusiones y recomendaciones: El propósito de las conclusiones es presentar un juicio crítico y razonado del análisis de los resultados del estudio, de manera directa, clara, concisa y lógica; el objetivo de las recomendaciones es proporcionar consejos para que se decida un curso de acción. Las conclusiones son obligadas. Las recomendaciones no siempre se requieren, pero si el autor las considera convenientes se pueden incluir. Si es más de una, se sugiere numerarlas.
m) Firma: El informe administrativo extenso debe ser firmado por el autor o autores, en la página donde terminan las conclusiones, o en donde finalizan las recomendaciones, cuando las hay. De cuatro a seis renglones del último párrafo, se anota el nombre en mayúscula sostenida. El cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
n) Material Complementario (opcional): Son los anexos, bibliografía e índice.
o) Anexos: Es necesario incluirlos, cuando se trata de material que impide la presentación ordenada y lógica dentro del cuerpo del informe, como ciertas ilustraciones, fotografías, planos, entre otros.
p) Bibliografía: Únicamente cuando el informe la requiera.
q) Índice: Cuando se requiera, se puede organizar de manera alfabética o cronológica.
3) Partes del Informe Corto
a) Encabezamiento: El informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que se distribuye de la siguiente manera: Razón social, dependencia, número o código, título, fecha, autoría del Informe y objetivo
b) Escritura del texto: Un informe corto, generalmente consta de un capítulo único.
c) Conclusiones (opcional):
d) Firma: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores.
Nota. Si son necesarias varias firmas, éstas se reparten por parejas; en el segundo caso, si el número de firmas es impar, la última se centra. Se recomienda presentar los informes administrativos con un documento remisorio: carta si es envío externo y memorando si es interno.
VER ANEXO 5 INFORME
Certificados y Constancias
1) Certificado
Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma). Se expiden para Tiempo de servicio, experiencia, salarios u honorarios, préstamos, etc.
2) Constancia
Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. Se expiden para clase de trabajo, jornada laboral, cumplimiento de comisiones, comportamiento del trabajador, etc.
3) Partes del Certificado y la Constancia
a) Número (referencia): Es opcional llevar control de expedición, número consecutivo. Lo puede anteceder el código de dependencia determinado por el SECM.
b) Fecha: Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición.
c) Cargo: Se anota en mayúscula sostenida el cargo de la persona o autoridad que expide el documento, centrado, precedido de los artículos EL o LA.
d) Identificación: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se escribe de tres a cuatro interlíneas del cargo, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla para resaltar).
e) Texto: Inicia con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser: Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad; razón social de una empresa, en mayúscula sostenida y NIT. Se redacta en tercera persona del singular. En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación, se incluye el destinatario.
f) Firmante: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto y según el estilo elegido.
VER ANEXO 6 CONSTANCIA CERTIFICADO
TÉCNICAS DE REDACCIÓN
Características de la Comunicación Efectiva
En el proceso de preparar una información es preciso tener en cuenta que una buena comunicación debe ser:
1) Clara: Que sea fácilmente comprendida por la(s) persona(s) a la(s) que va dirigida. Siempre se debe procurar utilizar el lenguaje más sencillo, evitando el uso de palabras rebuscadas.
2) Concreta: Que se enfoque en forma directa al punto central que se quiere comunicar, sin dar rodeos.
3) Concisa: Que sea resumida y no se extienda innecesariamente. Para que la comunicación sea ágil y efectiva debe ser abreviada. Una cualidad importante en este aspecto es la capacidad de síntesis.
4) Completa: Que contenga todos los elementos necesarios. Es preciso revisar siempre el contenido para verificar si no se ha olvidado algún dato importante: ¿Qué, quién, cuándo, cómo, dónde, cuál, por qué?
5) Coherente: Que las ideas que la integran estén correctamente entrelazadas y relacionadas. La comunicación debe fluir sin dificultad.
6) Correcta: Que todo lo que se dice haya sido confirmado como veraz. Es preciso revisar que los datos hayan sido transcritos en forma correcta y en lo posible citar las fuentes de donde provienen.
Al inicio de toda comunicación se debe definir y tener claro el objetivo de la misma, preparar la información que debe tenerse disponible (y anexarse a la comunicación escrita, si es el caso) de manera tal que permita a quien debe responder, conocer mejor la situación y así evitar la demora en tratar de completar la información. La correspondencia dirigida al público debe observar los mejores principios de redacción, ortografía, claridad de contenido y limpieza mecanográfica, pues ella refleja una parte fundamental de la imagen de la entidad.
Por lo anterior, una comunicación es efectiva cuando no se hacen necesarias nuevas comunicaciones aclaratorias, ni llamadas para completar la información, ni juegos de ingenio o adivinanza para poder acertar en la interpretación del mensaje, lo cual crea, mantiene o fortalece un clima de amistad y deseos de corresponder positivamente.
Los aspectos a tenerse en cuenta en la redacción de una comunicación son, principalmente:
a) Asertividad
Cuando el tono empleado y las expresiones utilizadas despiertan sentimientos positivos, imprimen amistosidad, favorecen la imagen de la empresa y motivan a actuar de acuerdo con lo planteado en ella. Imprimen asertividad a la comunicación los comentarios positivos, las frases de saludo y despedida y expresiones como:
· Complacidos le informamos
· Con mucho gusto le comunicamos
· Es muy placentero informarles
· Lamentamos comunicarles
· Sentimos mucho lo ocurrido
b) Modernismo
La terminología de la correspondencia ha experimentado importantes innovaciones, que el redactor debe considerar cuando se comunica con sus clientes. La utilización de términos transmite una imagen negativa o positiva de la empresa. Entre otras expresiones podemos sugerir las siguientes:
· Con mucho gusto le informamos que
· Muchas gracias por su carta
· Complacidos le enviamos
· El 30 de marzo de 200_
· Hasta otra oportunidad
· Cordial saludo, doctor Castro
· Complacido le comunico que
c) Integridad
Algunas veces por falta de planeación y otras por ligereza se envían mensajes incompletos que necesitan aclaraciones posteriores, con la consecuente perdida de tiempo y el enfado de los clientes.
d) Claridad
Se refiere a la necesidad de que el mensaje pueda entenderse sin esfuerzo alguno. Ello se logra cuando el lenguaje utilizado es el cotidiano y no se recurre al uso de abreviaturas, neologismos, extranjerismos o tecnicismos; las frases demasiado extensas, igualmente, lo hacen confuso. El empleo de la estructura lógica de la oración y de los signos de puntuación hace más sencilla la interpretación de un mensaje.
e) Eficiencia
En el contexto de la calidad total, la eficiencia es un elemento fundamental. Cada tarea debe ejecutarse de tal manera que garantice el logro de un efecto determinado, en un tiempo razonable, a un costo aceptable. En relación con la correspondencia, la eficiencia permite que cada frase y cada párrafo puedan ser entendidos sin tener que recurrir a otra frase o a otro párrafo.
f) Brevedad
Consiste en ser directo, esto es, en decir todo lo que necesita expresarse, con el mínimo de palabras requeridas. No dar tantos rodeos para llegar al tema central. El destinatario difícilmente dispondrá de tanto tiempo para dedicárselo a la lectura de mensajes extensos y fatuos.
g) Corrección
Se refiere a la aplicación de todos los preceptos del lenguaje, la ortografía, la puntuación y la acentuación. Un mensaje con errores produce una impresión muy negativa en el lector.
SIGNOS DE PUNTUACIÓN
Puntuación, en la escritura, uso correcto de los signos que ayudan a comprender mejor el significado del texto. Los signos de puntuación se emplean, sobre todo, para marcar el énfasis, las pausas naturales del coloquio, el tipo de oración y para hacer más fácil la lectura. La puntuación varía de una lengua a otra, y lo mismo ocurre con la preferencia que muestran los escritores por unos u otros signos dentro de un mismo texto. Aun cuando quepan diferencias estilísticas, siempre hay unas normas que se cumplen y que aseguran la inteligibilidad del discurso. En la actualidad existe la tendencia a simplificar el empleo de los signos de puntuación. Las principales normas que rigen el empleo de los signos de puntuación en español son las siguientes:
EL PUNTO: Se emplea para indicar el final de una oración, simple o compuesta, y para marcar los millares en las cantidades, como en 15.754.000, aunque se omite en la transcripción de los años, como en el caso de 1492. También se emplea cuando se escriben numéricamente las fracciones de una determinada hora: son las 12.45, por ejemplo. Siempre se coloca detrás de las iníciales, como en Federico G. Lorca, y en las abreviaturas, aunque no es frecuente en el caso de los acrónimos y siglas: SIDA, OTAN.
LA COMA: Indica una pausa pequeña en el interior de una oración. Separa las categorías léxicas que poseen la misma condición sintáctica, salvo que vayan precedidas de las conjunciones y, o, ni: Los sentidos son vista, oído, tacto, gusto y olfato. Cuando la información principal se interrumpe momentáneamente con otra más breve, ésta se separa por medio de comas. No debe separarse por comas el sujeto del predicado en una oración.
Cuando se coloca al principio de la oración un elemento que debe ir detrás, como los complementos del verbo o una oración subordinada, se pone una coma al final del elemento que se anticipa, por ejemplo: Una vez descubiertos los mensajeros por César, mandó que sus emisarios fueran a su encuentro. Se puede omitir si el elemento anticipado es material léxico breve o de poca entidad como: En 1492 Colón descubrió América; aunque se incluye para enfatizar: En 1492, Colón descubrió América.
Es obligatorio su uso ante cualquier oración subordinada que anteceda a la principal, ante las subordinadas consecutivas (véase Oraciones adverbiales o circunstanciales) y entre las siguientes expresiones: por tanto, por consiguiente, ahora bien, sin embargo, no obstante y algunas más del mismo tipo. También se emplea para escribir cantidades decimales transcritas en cifras como 0,075, es decir, setenta y cinco milésimas.
EL PUNTO Y COMA: Indica una pausa menor que el punto pero mayor que la coma. Se emplea cuando se quiere separar los miembros de una enumeración larga que ya incluye comas porque contiene información adicional, como el enlace de una serie de oraciones coordinadas dentro de una misma oración. También cuando la oración siguiente es explicación de la anterior o de uno de sus elementos: Dio la victoria a su equipo en el último segundo; y así surgió su fama.
LOS DOS PUNTOS: Significan la pausa que se establece para explicar cuanto sigue. Se emplea para repetir exactamente lo dicho por alguien y ante una enumeración completa y pormenorizada.
LOS SIGNOS DE INTERROGACIÓN: Expresan una información requerida directamente y engloban el objeto de la pregunta. Se coloca uno al principio y otro al final. En otras lenguas sólo existe un único signo, el final, porque el comienzo viene fijado por una alteración sintáctica que el español no precisa, de ahí la necesidad del signo inicial.
LOS SIGNOS DE ADMIRACIÓN: Son los signos gráficos que encierran una información que significa emoción, sentimiento o sorpresa. Como en el caso de la interrogación, hay un signo inicial y otro final.
EL APÓSTROFO: Es un signo que no pertenece al inventario de la escritura en español. Se emplea para las transliteraciones de otras lenguas, como por ejemplo para señalar la elisión en francés o el genitivo sajón del inglés. En algunos textos matemáticos indica que cuanto le sigue es un número decimal, como 0’075.
EL GUIÓN: Sirve para separar las dos partes de una palabra compuesta que aún no está gramaticalizada en la lengua, como por ejemplo chino-estadounidense. Se emplea en la escritura para separar las sílabas de una palabra que no caben en una misma línea, aunque los medios electrónicos de impresión resuelven este problema por procedimientos automáticos.
EL GUIÓN LARGO O RAYA: Es un signo tipográfico algo más largo que el guión convencional que sirve para encerrar una información adicional dentro de una cláusula y de mayor extensión que la que admite el material encerrado entre comas. Es un procedimiento muy utilizado en el lenguaje periodístico.
LAS COMILLAS: Son los signos que anteceden y cierran una cita exacta; también se incluye entre comillas los nombres de canciones, poemas, cuentos que forman parte de un cancionero, disco o libro.
EL PARÉNTESIS: Equivale, en el lenguaje de la retórica, a la llamada digresión. Se emplea para aislar una información adicional que está relacionada con el tema principal que se está tratando. Así, suelen incluirse entre paréntesis las fechas de nacimiento y muerte de alguien en una cita: Miguel de Cervantes (1547-1616); la provincia o unidad administrativa a la que pertenece un municipio: Suances (Cantabria), y otros casos semejantes. Su uso es análogo al del guión largo.
Se emplea también el paréntesis cuando hay una acotación más importante que a su vez contiene otras menores.
LOS CORCHETES: Indican un paréntesis especial y se emplean para contener paréntesis, signos y fórmulas de otros sistemas de escritura, como los símbolos químicos, los del alfabeto fonético, una expresión matemática que lleva además funciones expresadas por medio de paréntesis y otras marcas técnicas o científicas como el lenguaje lógico.
LOS PUNTOS SUSPENSIVOS: Son tres y expresan los términos no incluidos que forman parte de una enumeración. También expresan la elipsis o el anacoluto en un relato (véase Figuras retóricas). Siempre señalan una pausa.
ORTOGRAFÍA DE LAS LETRAS.
1. USO DE LAS MAYÚSCULAS.
Se escribe con letra mayúscula inicial:
Ø La primera palabra de un escrito y la que va detrás de punto.
Ø Los nombres propios.
Ø Los atributos divinos: Altísimo, Creador.
Ø Los títulos y nombres de dignidades: Sumo Pontífice, Duque de Olivares.
Ø Los sobrenombres y apodos: Isabel la Católica...
Ø Los tratamientos si van en abreviatura, pero si van completos es preferible escribirlos con minúscula.
Ø Los nombres y adjetivos que integran el nombre de una institución o corporación.
Ø Se escribe con mayúscula sólo la primera letra de los títulos de obras literarias, películas...
2. USO DE LA B.
Se escribe con b toda palabra en que el sonido b preceda a otra consonante.
Se escriben con b los verbos acabados en –bir, excepto hervir, servir y vivir.
Se escriben con b las terminaciones –ba, -bas, -bais, .-ban.
Se escriben con b las palabras que empiezan por los sonidos bibl-, y por las sílabas bu-, bur- y bus-.
Se escriben con b las palabras que empiezan con los prefijos: bi, bis (dos veces); bene (bien) y bio (vida).
Se escriben con b todos los compuestos y derivados de las palabras que llevan esta letra.
3. USO DE V.
Þ Se escribe v después de la sílaba –ad.
Þ Se escriben con v los adjetivos llanos terminados en –ava, -avo, -eva, -evo, -ivo, -iva, -ave.
Þ Se escriben con v las formas verbales de los verbos que no tienen en el infinitivo ni b ni v, a excepción del pretérito imperfecto de indicativo. Se escriben con v las palabras compuestas que comienzan con los prefijos vice- y villa-.
Þ Se escriben con v las palabras que terminan en –ívoro, -ívora, a excepción de víbora.
Þ Se escriben con v los compuestos y derivados de palabras que llevan esta letra.
4. USO DE LA H.
¨ Se escriben con h las palabras que empiezan por los sonidos hidr-, hiper- e hipo-.
¨ Se escriben con h las palabras que empiezan por los prefijos hetero-, hecto-, hemi-, hepta- y hexa.
¨ Se escriben con h las palabras que empiezan por el diptongo ue.
¨ Se escriben con h los compuestos y derivados de las palabras que tienen h, excepto los derivados de hueso, huevo, hueco y huérfano que no empiezan por el diptongo ue.
5. USO DE LA G.
¨ En los grupos gue, gui se emplea la diéresis (¨) cuando queremos que suenen todos los sonidos.
¨ Se escriban con g las palabras que empiezan por geo-
¨ Se escriben con g todos los verbos acabados en –ger, -gir, menos tejer y crujir.
¨ Se escriben con g casi todas las palabras que comienzan y acaban en gen.
¨ Se escriben con g los compuestos y derivados de palabras que llevan esta letra.
6. USO DE LA J.
¨ Se escriben con j las palabras que terminan en –aje, -eje y –jería. Se exceptúa ambages, que significa “sin rodeos”.
¨ Se escriben con j las formas verbales de los verbos que no tienen en el infinitivo ni g ni j.
¨ Se escriben con j los compuestos y derivados de palabras que tienen la letra j.
7. USO DE LA S Y LA X.
¨ se escriben con x las palabras que tienen los prefijos ex y extra.
8. USO DE LA Y Y LA LL.
¨ Se escribe y al final de palabra que acaba en diptongo o triptongo y es inacentuada. Si está acentuada se escribe con í.
¨ La conjunción y se escribe siempre y.
¨ Se escriben con ll las terminaciones illo, illa, illos, illas.
¨ Se escriben con y las formas verbales cuyo infinitivo no tiene ll ni y.
9. USO DE LA R Y RR.
¨ El sonido fuerte erre se escribe rr cuando va en el interior de palabra entre vocales.
¨ El sonido r cuando va al principio de palabras o en interior tras l, n, s y no entre vocales.
10. USO DE LA M.
¨ Se escribe m antes de b y p.
11. USO DE LA D Y Z FINALES.
¨ Se escriben con d las palabras que hacen el plural en –des.
¨ Se escriben con z las palabras que hacen el plural en –ces.
12. USO DE C, Z Y Q.
¨ Se escriben con doble c las palabras que al formar la familia léxica se transforman en ct.
ACENTUACIÓN
1. REGLAS GENERALES DE ACENTUACIÓN: AGUDAS, LLANAS.
Las palabras agudas llevan tilde cuando acaban en vocal y en consonante n o s.
Las palabras llanas llevan tilde cuando acaban en consonante que no sea no s.
2. REGLAS GENERALES DE ACENTUACIÓN: ESDRÚJULAS Y SOBRESDRÚJULAS.
Todas las esdrújulas y sobresdrújulas llevan tilde.
Características de la Comunicación Efectiva
En el proceso de preparar una información es preciso tener en cuenta que una buena comunicación debe ser:
1) Clara: Que sea fácilmente comprendida por la(s) persona(s) a la(s) que va dirigida. Siempre se debe procurar utilizar el lenguaje más sencillo, evitando el uso de palabras rebuscadas.
2) Concreta: Que se enfoque en forma directa al punto central que se quiere comunicar, sin dar rodeos.
3) Concisa: Que sea resumida y no se extienda innecesariamente. Para que la comunicación sea ágil y efectiva debe ser abreviada. Una cualidad importante en este aspecto es la capacidad de síntesis.
4) Completa: Que contenga todos los elementos necesarios. Es preciso revisar siempre el contenido para verificar si no se ha olvidado algún dato importante: ¿Qué, quién, cuándo, cómo, dónde, cuál, por qué?
5) Coherente: Que las ideas que la integran estén correctamente entrelazadas y relacionadas. La comunicación debe fluir sin dificultad.
6) Correcta: Que todo lo que se dice haya sido confirmado como veraz. Es preciso revisar que los datos hayan sido transcritos en forma correcta y en lo posible citar las fuentes de donde provienen.
Al inicio de toda comunicación se debe definir y tener claro el objetivo de la misma, preparar la información que debe tenerse disponible (y anexarse a la comunicación escrita, si es el caso) de manera tal que permita a quien debe responder, conocer mejor la situación y así evitar la demora en tratar de completar la información. La correspondencia dirigida al público debe observar los mejores principios de redacción, ortografía, claridad de contenido y limpieza mecanográfica, pues ella refleja una parte fundamental de la imagen de la entidad.
Por lo anterior, una comunicación es efectiva cuando no se hacen necesarias nuevas comunicaciones aclaratorias, ni llamadas para completar la información, ni juegos de ingenio o adivinanza para poder acertar en la interpretación del mensaje, lo cual crea, mantiene o fortalece un clima de amistad y deseos de corresponder positivamente.
Los aspectos a tenerse en cuenta en la redacción de una comunicación son, principalmente:
a) Asertividad
Cuando el tono empleado y las expresiones utilizadas despiertan sentimientos positivos, imprimen amistosidad, favorecen la imagen de la empresa y motivan a actuar de acuerdo con lo planteado en ella. Imprimen asertividad a la comunicación los comentarios positivos, las frases de saludo y despedida y expresiones como:
· Complacidos le informamos
· Con mucho gusto le comunicamos
· Es muy placentero informarles
· Lamentamos comunicarles
· Sentimos mucho lo ocurrido
b) Modernismo
La terminología de la correspondencia ha experimentado importantes innovaciones, que el redactor debe considerar cuando se comunica con sus clientes. La utilización de términos transmite una imagen negativa o positiva de la empresa. Entre otras expresiones podemos sugerir las siguientes:
· Con mucho gusto le informamos que
· Muchas gracias por su carta
· Complacidos le enviamos
· El 30 de marzo de 200_
· Hasta otra oportunidad
· Cordial saludo, doctor Castro
· Complacido le comunico que
c) Integridad
Algunas veces por falta de planeación y otras por ligereza se envían mensajes incompletos que necesitan aclaraciones posteriores, con la consecuente perdida de tiempo y el enfado de los clientes.
d) Claridad
Se refiere a la necesidad de que el mensaje pueda entenderse sin esfuerzo alguno. Ello se logra cuando el lenguaje utilizado es el cotidiano y no se recurre al uso de abreviaturas, neologismos, extranjerismos o tecnicismos; las frases demasiado extensas, igualmente, lo hacen confuso. El empleo de la estructura lógica de la oración y de los signos de puntuación hace más sencilla la interpretación de un mensaje.
e) Eficiencia
En el contexto de la calidad total, la eficiencia es un elemento fundamental. Cada tarea debe ejecutarse de tal manera que garantice el logro de un efecto determinado, en un tiempo razonable, a un costo aceptable. En relación con la correspondencia, la eficiencia permite que cada frase y cada párrafo puedan ser entendidos sin tener que recurrir a otra frase o a otro párrafo.
f) Brevedad
Consiste en ser directo, esto es, en decir todo lo que necesita expresarse, con el mínimo de palabras requeridas. No dar tantos rodeos para llegar al tema central. El destinatario difícilmente dispondrá de tanto tiempo para dedicárselo a la lectura de mensajes extensos y fatuos.
g) Corrección
Se refiere a la aplicación de todos los preceptos del lenguaje, la ortografía, la puntuación y la acentuación. Un mensaje con errores produce una impresión muy negativa en el lector.
SIGNOS DE PUNTUACIÓN
Puntuación, en la escritura, uso correcto de los signos que ayudan a comprender mejor el significado del texto. Los signos de puntuación se emplean, sobre todo, para marcar el énfasis, las pausas naturales del coloquio, el tipo de oración y para hacer más fácil la lectura. La puntuación varía de una lengua a otra, y lo mismo ocurre con la preferencia que muestran los escritores por unos u otros signos dentro de un mismo texto. Aun cuando quepan diferencias estilísticas, siempre hay unas normas que se cumplen y que aseguran la inteligibilidad del discurso. En la actualidad existe la tendencia a simplificar el empleo de los signos de puntuación. Las principales normas que rigen el empleo de los signos de puntuación en español son las siguientes:
EL PUNTO: Se emplea para indicar el final de una oración, simple o compuesta, y para marcar los millares en las cantidades, como en 15.754.000, aunque se omite en la transcripción de los años, como en el caso de 1492. También se emplea cuando se escriben numéricamente las fracciones de una determinada hora: son las 12.45, por ejemplo. Siempre se coloca detrás de las iníciales, como en Federico G. Lorca, y en las abreviaturas, aunque no es frecuente en el caso de los acrónimos y siglas: SIDA, OTAN.
LA COMA: Indica una pausa pequeña en el interior de una oración. Separa las categorías léxicas que poseen la misma condición sintáctica, salvo que vayan precedidas de las conjunciones y, o, ni: Los sentidos son vista, oído, tacto, gusto y olfato. Cuando la información principal se interrumpe momentáneamente con otra más breve, ésta se separa por medio de comas. No debe separarse por comas el sujeto del predicado en una oración.
Cuando se coloca al principio de la oración un elemento que debe ir detrás, como los complementos del verbo o una oración subordinada, se pone una coma al final del elemento que se anticipa, por ejemplo: Una vez descubiertos los mensajeros por César, mandó que sus emisarios fueran a su encuentro. Se puede omitir si el elemento anticipado es material léxico breve o de poca entidad como: En 1492 Colón descubrió América; aunque se incluye para enfatizar: En 1492, Colón descubrió América.
Es obligatorio su uso ante cualquier oración subordinada que anteceda a la principal, ante las subordinadas consecutivas (véase Oraciones adverbiales o circunstanciales) y entre las siguientes expresiones: por tanto, por consiguiente, ahora bien, sin embargo, no obstante y algunas más del mismo tipo. También se emplea para escribir cantidades decimales transcritas en cifras como 0,075, es decir, setenta y cinco milésimas.
EL PUNTO Y COMA: Indica una pausa menor que el punto pero mayor que la coma. Se emplea cuando se quiere separar los miembros de una enumeración larga que ya incluye comas porque contiene información adicional, como el enlace de una serie de oraciones coordinadas dentro de una misma oración. También cuando la oración siguiente es explicación de la anterior o de uno de sus elementos: Dio la victoria a su equipo en el último segundo; y así surgió su fama.
LOS DOS PUNTOS: Significan la pausa que se establece para explicar cuanto sigue. Se emplea para repetir exactamente lo dicho por alguien y ante una enumeración completa y pormenorizada.
LOS SIGNOS DE INTERROGACIÓN: Expresan una información requerida directamente y engloban el objeto de la pregunta. Se coloca uno al principio y otro al final. En otras lenguas sólo existe un único signo, el final, porque el comienzo viene fijado por una alteración sintáctica que el español no precisa, de ahí la necesidad del signo inicial.
LOS SIGNOS DE ADMIRACIÓN: Son los signos gráficos que encierran una información que significa emoción, sentimiento o sorpresa. Como en el caso de la interrogación, hay un signo inicial y otro final.
EL APÓSTROFO: Es un signo que no pertenece al inventario de la escritura en español. Se emplea para las transliteraciones de otras lenguas, como por ejemplo para señalar la elisión en francés o el genitivo sajón del inglés. En algunos textos matemáticos indica que cuanto le sigue es un número decimal, como 0’075.
EL GUIÓN: Sirve para separar las dos partes de una palabra compuesta que aún no está gramaticalizada en la lengua, como por ejemplo chino-estadounidense. Se emplea en la escritura para separar las sílabas de una palabra que no caben en una misma línea, aunque los medios electrónicos de impresión resuelven este problema por procedimientos automáticos.
EL GUIÓN LARGO O RAYA: Es un signo tipográfico algo más largo que el guión convencional que sirve para encerrar una información adicional dentro de una cláusula y de mayor extensión que la que admite el material encerrado entre comas. Es un procedimiento muy utilizado en el lenguaje periodístico.
LAS COMILLAS: Son los signos que anteceden y cierran una cita exacta; también se incluye entre comillas los nombres de canciones, poemas, cuentos que forman parte de un cancionero, disco o libro.
EL PARÉNTESIS: Equivale, en el lenguaje de la retórica, a la llamada digresión. Se emplea para aislar una información adicional que está relacionada con el tema principal que se está tratando. Así, suelen incluirse entre paréntesis las fechas de nacimiento y muerte de alguien en una cita: Miguel de Cervantes (1547-1616); la provincia o unidad administrativa a la que pertenece un municipio: Suances (Cantabria), y otros casos semejantes. Su uso es análogo al del guión largo.
Se emplea también el paréntesis cuando hay una acotación más importante que a su vez contiene otras menores.
LOS CORCHETES: Indican un paréntesis especial y se emplean para contener paréntesis, signos y fórmulas de otros sistemas de escritura, como los símbolos químicos, los del alfabeto fonético, una expresión matemática que lleva además funciones expresadas por medio de paréntesis y otras marcas técnicas o científicas como el lenguaje lógico.
LOS PUNTOS SUSPENSIVOS: Son tres y expresan los términos no incluidos que forman parte de una enumeración. También expresan la elipsis o el anacoluto en un relato (véase Figuras retóricas). Siempre señalan una pausa.
ORTOGRAFÍA DE LAS LETRAS.
1. USO DE LAS MAYÚSCULAS.
Se escribe con letra mayúscula inicial:
Ø La primera palabra de un escrito y la que va detrás de punto.
Ø Los nombres propios.
Ø Los atributos divinos: Altísimo, Creador.
Ø Los títulos y nombres de dignidades: Sumo Pontífice, Duque de Olivares.
Ø Los sobrenombres y apodos: Isabel la Católica...
Ø Los tratamientos si van en abreviatura, pero si van completos es preferible escribirlos con minúscula.
Ø Los nombres y adjetivos que integran el nombre de una institución o corporación.
Ø Se escribe con mayúscula sólo la primera letra de los títulos de obras literarias, películas...
2. USO DE LA B.
Se escribe con b toda palabra en que el sonido b preceda a otra consonante.
Se escriben con b los verbos acabados en –bir, excepto hervir, servir y vivir.
Se escriben con b las terminaciones –ba, -bas, -bais, .-ban.
Se escriben con b las palabras que empiezan por los sonidos bibl-, y por las sílabas bu-, bur- y bus-.
Se escriben con b las palabras que empiezan con los prefijos: bi, bis (dos veces); bene (bien) y bio (vida).
Se escriben con b todos los compuestos y derivados de las palabras que llevan esta letra.
3. USO DE V.
Þ Se escribe v después de la sílaba –ad.
Þ Se escriben con v los adjetivos llanos terminados en –ava, -avo, -eva, -evo, -ivo, -iva, -ave.
Þ Se escriben con v las formas verbales de los verbos que no tienen en el infinitivo ni b ni v, a excepción del pretérito imperfecto de indicativo. Se escriben con v las palabras compuestas que comienzan con los prefijos vice- y villa-.
Þ Se escriben con v las palabras que terminan en –ívoro, -ívora, a excepción de víbora.
Þ Se escriben con v los compuestos y derivados de palabras que llevan esta letra.
4. USO DE LA H.
¨ Se escriben con h las palabras que empiezan por los sonidos hidr-, hiper- e hipo-.
¨ Se escriben con h las palabras que empiezan por los prefijos hetero-, hecto-, hemi-, hepta- y hexa.
¨ Se escriben con h las palabras que empiezan por el diptongo ue.
¨ Se escriben con h los compuestos y derivados de las palabras que tienen h, excepto los derivados de hueso, huevo, hueco y huérfano que no empiezan por el diptongo ue.
5. USO DE LA G.
¨ En los grupos gue, gui se emplea la diéresis (¨) cuando queremos que suenen todos los sonidos.
¨ Se escriban con g las palabras que empiezan por geo-
¨ Se escriben con g todos los verbos acabados en –ger, -gir, menos tejer y crujir.
¨ Se escriben con g casi todas las palabras que comienzan y acaban en gen.
¨ Se escriben con g los compuestos y derivados de palabras que llevan esta letra.
6. USO DE LA J.
¨ Se escriben con j las palabras que terminan en –aje, -eje y –jería. Se exceptúa ambages, que significa “sin rodeos”.
¨ Se escriben con j las formas verbales de los verbos que no tienen en el infinitivo ni g ni j.
¨ Se escriben con j los compuestos y derivados de palabras que tienen la letra j.
7. USO DE LA S Y LA X.
¨ se escriben con x las palabras que tienen los prefijos ex y extra.
8. USO DE LA Y Y LA LL.
¨ Se escribe y al final de palabra que acaba en diptongo o triptongo y es inacentuada. Si está acentuada se escribe con í.
¨ La conjunción y se escribe siempre y.
¨ Se escriben con ll las terminaciones illo, illa, illos, illas.
¨ Se escriben con y las formas verbales cuyo infinitivo no tiene ll ni y.
9. USO DE LA R Y RR.
¨ El sonido fuerte erre se escribe rr cuando va en el interior de palabra entre vocales.
¨ El sonido r cuando va al principio de palabras o en interior tras l, n, s y no entre vocales.
10. USO DE LA M.
¨ Se escribe m antes de b y p.
11. USO DE LA D Y Z FINALES.
¨ Se escriben con d las palabras que hacen el plural en –des.
¨ Se escriben con z las palabras que hacen el plural en –ces.
12. USO DE C, Z Y Q.
¨ Se escriben con doble c las palabras que al formar la familia léxica se transforman en ct.
ACENTUACIÓN
1. REGLAS GENERALES DE ACENTUACIÓN: AGUDAS, LLANAS.
Las palabras agudas llevan tilde cuando acaban en vocal y en consonante n o s.
Las palabras llanas llevan tilde cuando acaban en consonante que no sea no s.
2. REGLAS GENERALES DE ACENTUACIÓN: ESDRÚJULAS Y SOBRESDRÚJULAS.
Todas las esdrújulas y sobresdrújulas llevan tilde.
3. ACENTUACIÓN DE LOS DIPTONGOS, TRIPTONGOS E HIATOS
Los diptongos y triptongos llevan tilde cuando siguen la regla general, y ésta se coloca siempre sobre la vocal abierta (a, e, o).
En los hiatos: Si el hiato está formado por vocales abiertas (a,e,o), siguen la regla general (geólogo, canoa, peleó...). Pero si la vocal en hiato es i, u y van acentuadas, llevan tilde aunque no sigan la regla general (reír, día, ahínco...).
4. ACENTUACIÓN DE PALABRAS COMPUESTAS.
Los compuestos perfectos siguen la regla general de acentuación como si se tratara de una palabras simple: decimoctavo, veintidós...
à En compuestos imperfectos cada componente conserva su acento y se aplica la regla general en cada uno de ellos: reloj-despertador, teórico-práctico...
à Los adverbios terminados en –mente llevan tilde cuando debiera llevarla el adjetivo sobre el que están formados siguiendo la regla general: buenamente, tímidamente...
à Compuestos formados por un verbo más un pronombre átono (me, te, se...). Si el verbo lleva tilde, sigue llevando tilde (propón-propónle) y si no sigue la regla general como si se tratara de una sola palabra: dile, díselo...
5. LA TILDE DIACRÍTICA.
v Acentuación de monosílabos. Los monosílabos en general no llevan nunca tilde. Pero las palabras él, mí, tú, sí, dé, sé, té, más y aún se escriben con tilde cuando son tónicas, es decir, llevan acento.
v Acentuación de palabras interrogativas y exclamativas. Llevan tilde las palabras qué, quién, quiénes, cuál-cuáles, cómo, dónde, cuándo y cuánto, cuánta, cuántas-cuántos, cuando se emplean en interrogativas y exclamativas.
v Acentuación de los demostrativos. Los demostrativos este, ese, aquel... llevan tilde cuando funcionan como pronombre, es decir, no acompañan a un nombre.
v El adverbio solo. Lleva tilde cuando es adverbio y equivale a solamente, pero no cuando es determinante o pronombre.
v Se ha de escribir siempre con tilde sobre las letras mayúsculas cuando deben llevarla.
SINTAXIS: La sintaxis, una subdisciplina de la lingüística y parte importante del análisis gramatical, se encarga del estudio de las reglas que gobiernan la combinatoria de constituyentes y la formación de unidades superiores a éstos, como los sintagmas y oraciones.
La sintaxis, por tanto, estudia las formas en que se combinan las palabras, así como las relaciones sintagmáticas y paradigmáticas existentes entre ellas.
GRAMÁTICA: Rama de la lingüística que tiene por objeto el estudio de la forma y composición de las palabras, así como de su interrelación dentro de la oración o de los sintagmas.
Principales Escollos Lingüísticos
Los errores lingüísticos que se cometen diariamente en la comunicación verbal y escrita son variados.
1) Solecismo
Este vicio se refiere a la falta de sintaxis, error cometido contra la exactitud o pureza del idioma. Se denomina así porque en Solí, ciudad de Cilicio, se hablaba mal el griego. Los solecismos más frecuentes se deben al mal uso de las preposiciones. Así, en las comunicaciones comerciales es frecuente encontrar expresiones tales como en base a y de acuerdo a, que deben corregirse con las formas: con base en, de acuerdo con.
2) Dequeísmo
Se refiere al vicio de usar la expresión de que cuando solamente debe decirse que, o viceversa. Para evitar este error resulta muy práctico convertir en pregunta aquello que se va a afirmar. Si la pregunta se inicia con la expresión de que, la afirmación también debe incluirla; pero si la pregunta se inicia únicamente con que, la afirmación solo incluye que. Ej: Pienso..., ¿qué pienso?, Pienso que vendrá temprano, Estoy convencido, ¿de que estoy convencido?, Estoy convencido de que lograremos el triunfo.
3) Leísmo
Consiste en usar las formas pronominales le, les cuando debieran usarse las formas lo, la, los, las. Las formas pronominales le, les deben utilizarse para referirse a un complemento (objeto) indirecto, y las formas lo, la, los, las para referirse a un complemento (objeto) directo. Ej: Pedro da limosna al mendigo. ¿a quien? Al mendigo (complemento indirecto) Pedro le da limosna.
4) Que Galicado
Consiste en emplear el pronombre relativo que después del verbo ser, en vez de los adverbios como (para referirse a la manera), donde (para referirse al lugar) y cuando (para referirse al tiempo). Ej: Allí es donde vive (correcto), Allí es que vive (incorrecto), Así es como me gusta (correcto), Asi es que me gusta (incorrecto)
5) Mal Uso del Gerundio
El gerundio debe usarse para referirse a otro verbo e indicar que las dos acciones se realizan simultáneamente o que la acción expresada por el gerundio se ejecuta antes (y no después) que la del otro verbo.
Por tanto el gerundio no debe referirse al sustantivo. Cuando esto ocurre es preferible cambiar la estructura de la frase, mediante el uso de las palabras que, para, y. Ej: Escribí una carta para solicitar cotización (correcto), Escribí una carta solicitando cotización (incorrecto).
Cuando el gerundio acompaña al verbo estar, el gerundio se deshace si se elimina el verbo estar.
6) Redundancias
Este error consiste e utilizar palabras que ya están implícitas en otras anteriores y que, por tanto, no son necesarias. Ej: Subir para arriba, Bajar para abajo.
TEORIAS PARA EL DESPACHO DE DOCUMENTOS
TEORÍA PROPUESTA PARA EL DESPACHO DE DOCUMENTOS.
DESPACHO DE DOCUMENTOS
Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general con el despacho sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar documentos. En este caso, las dependencias no escriben el número y la fecha a los documentos que elaboren, lo hará la oficina encargada.
Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:
Ø Presentación de los documentos: estilo, calidad del papel, cantidad de copias, firmas autorizadas, tipo de sobres, formas y horarios de despachos.
Ø Devolución de documentos: errores técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y enmendaduras, anexos incompletos, etc.
Ø Impresión de firmas autógrafas: en originales y copias.
o Consecutivo de correspondencia
Es la recopilación numérico-cronológica de todas las copias de la correspondencia despachada. Se conservan en carpetas especiales y cada 500 hojas pueden mandarse a empastar o encuadernar.
o Descargue la correspondencia
Después de que los documentos han sido tramitados, vuelven al Archivo; cuando se han respondido, deben ser descargadas en la hoja de Registro de Correspondencia Recibida, completando las últimas casillas del formato.
o Control de mensajería
o
Tanto para entregas internas como externas, debe llevarse un control de mensajería.
DESPACHO DE DOCUMENTOS
La distribución interna y despacho externo, se hace necesario llevar un control de lo que sale de la oficina de correspondencia, esta se efectúa relacionando los números de radicación y las cuidados de destino de la documentación que el mensajero entrega en cada dependencia (si es interna) o de los que entrega a la oficina de correo (si es externa), por control y aclaraciones posteriores.
Es importante y de mucha ayuda que las secretarias de cada dependencia recibida y despachada, los cuales deberán revisar, por lo menos semanalmente para detectar la correspondencia pendiente de respuesta.
En el funcionario encargado de radicar la correspondencia que sale de la institución recae la responsabilidad de no aceptar comunicaciones que no reúna todos los requisitos para su envió como anexos, estilo, técnicas mecanográficas y en general de todos aquellos aspectos que de alguna manera incidan en la buena imagen de la institución.
PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Decreto 229 de 1995”. “Sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995
Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de 2001.
Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.
ACTIVIDADES
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:
Distribución de documentos externos:
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignación de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
Distribución de documentos internos:
· Identificación de dependencias.
· Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
· Registro de control de entrega de documentos internos.
Distribución de documentos enviados:
· Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
· Control del cumplimiento de requisitos del documento.
· Métodos de empaque y embalaje.
· Peso y porteo de documentos.
· Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
· Control y firma de guías y planillas de entrega.
· Control de devoluciones.
· Organización mensajería externa.
· Registro de control de envío de documentos.
TEORIA SOBRE EL DESPACHO DE DOCUMENTOS
ACTIVIDADES
Las actividades a seguir para realizar el despacho de la correspondencia son las siguientes:
Así como le recomendamos darle una revisión al contenido de la correspondencia recibida ANTES de radicarla, también aquí le recomendamos hacer una revisión ANTES de numerarla, en relación con los siguientes aspectos.
· Que la correspondencia haya sido elaborada según las normas establecidas por su empresa.
· Que no presente enmendaduras, suciedades, errores mecanográficos ni de ortografía, que demeriten la buena imagen de la empresa al destinatario.
· Que el documento tenga la firma autógrafa completa del remitente, en el original y en las copias.
· Que el documento este firmado por la persona autorizada.
· Si la correspondencia es remisoria de un anexo, verifique que este adjunto y que a usted también le quede copia de el, a menos de que se trate de algún objeto.
De esta forma se asegura la conservación de la totalidad de la información y el documento deja de ser únicamente remisorio.
El procedimiento que se sigue para numerar la correspondencia que sale de la empresa es igual al que empleamos para numerar la correspondencia que se recibe, o sea que se parte del 0001 y se sigue en forma ascendente y continua hasta terminar el año que cursa.
PROCEDIMIENTO PARA NUMERAR LA CORRESPONDENCIA DESPACHADA
El procedimiento para numerar la correspondencia que sale de la empresa es muy sencillo y a usted se le facilita su comprensión puesto que ya conoce el sello numerador (automático y manual) y sabe imprimirlos.
Elabore mecanográficamente un listado de números consecutivos, iniciando por el 0001, entonces a medida que usted registra un numero en una comunicación despachada, debe tacharlo en el listado, preferiblemente con lápiz de otro color.
IMPRESION DE LA NUMERACION:
Coloque el mismo número al original, a las copias y al sobre. El sobre se numera para facilitar el control de las entregas que hace el mensajero, esté numero debe ir en el extremo inferior derecho. La numeración del sobre se realiza de acuerdo a lo establecido por la empresa.
En la correspondencia utilice siempre el mismo sitio para colocar el numero en el original en las copias, este depende del estilo establecido en la empresa para la elaboración de los documentos (estilo bloque y bloque extremo). En esta forma se facilitara ordenar las copias y consultarlas, puesto que los números serán localizados rápidamente.
Si el documento no si el documento no tiene fecha de expedición, colóquesela con un fechador. Esto ocurre en las empresas que tienen una oficina especiliazada para despachar la correspondencia, en donde se fechan y numeran los documentos en el momento de enviarlos, con el fin de que la fecha de salida sea real y corresponda las fechas a la numeración consecutiva de la correspondencia.
Si el documento que usted esta numerando da respuesta a una comunicación que usted tiene registrada, colóquele a esta ultima, en el sello de radicación, tanto el numero como la fecha de respuesta. Así, dispondrá usted de la información completa para el control de la correspondencia.
MEDIOS UTILIZADOS:
Para realizar el despacho, es necesario proceder a empacar la correspondencia, y determinar la forma de envió, utilizando los diferentes medios empleados por la empresa, correo aéreo, servicios especializados de correo (puerta a puerta, corra), apartado aéreo, y por medio del mensajero de la empresa.
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